展会期间的组织协调工作

[中国童装网] 一、展览会布展期的工作安排 
    1、设立场地前台接待 
    ⑴负责参展企业报到登记
    ⑵根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认
    ⑶派发参展企业在参会期间的参会指南 
    ⑷进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大体安排情况 
    2、酒店接待处  
    ⑴设立前台接待处 
    ⑵进行参展展商住宿登记 
    ⑶住宿表要求 :a.企业名称 b.房间号码 c.酒店联系电话 d.房主姓名  
    ⒊场馆现场协调工作 
    ⑴负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工
    ⑵对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作  
    ⑶为企业协调现场租赁业务  
    ⑷根据企业报名表，布置安排会场场外的广告宣传（一般为参展企业根据要求而设立的）  
    ⒋交通运输安排及搬运工作  
    ⑴企业运输展品的接待及装卸  
    ⑵搬运工作协调  
    二、展览会的开幕式组织工作  
    在开幕式前要求所有的室内、室外的布展工作完成，准备迎接参观者的参观，如何做好开幕式也是项目经理的协调体现。  
    1、确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单 
    2、确定邀请参展企业的记者名录  
    3、开幕式的场地搭建要求  
    ⑴挑选突出的位置；一般设为展厅大门正前方  
    ⑵要求布展的庄重大方  
    ⑶要求放音设备到位  
    ⑷相关的礼仪及场地氛围设计要求  
    ⒋开幕式主持人讲话内容的审定，及参加嘉宾讲话内容的审定要求：简单明了，突出主题，在最短的时间内表达中心 
    ⒌开幕式时间建议为10-15分钟 
    ⒍开幕式结束后，带领嘉宾参观及讲解的人员到位，以及会后的安排工作  
    三、展览会召开期间的组织工作  
    展览会召开期间的所有工作进入最后结束的倒计时工作，前期大量的组织工作得到体现在于几闰的展览会效果，参展商满意，参观者满意，才能说明展会的成功。  
    要求：  
    ⒈做好大会的参观人数的统计、分类。
    ⒉发放大会的展览会刊（每天定时发放，要根据参观对象的身份发放）
    ⒊协调展会期限研讨会会议组织安排工作，做好研讨会与展览会有机结合 
    ⒋做好最后的中间人形象，积极为企业牵线搭桥，为企业服务  
    ⑴为企业提供洽谈间（休息室）  
    ⑵为企业提供签订合同场所  
    ⑶及时将参观者的信息反馈给企业  
    ⑷积极与企业沟通，了解企业的想法及要求  
    ⒌统计大会的成交额做好记录  
    ⒍积极听取参会代表对大会的意见和建议  
    ⒎根据参会信息，再次邀请参会企业参加第二年的展会  
    四、撤展  
    展会的撤展工作一般为大会的最后一天下午提前一个小时，进行会场登记情况工作和出访工作。 
派送撤馆通知要求：  
    1、保持馆内秩序  
    2、要求每个参展商清理自己的展品，并保管好  
    3、按照先后有序的组织出馆工作  
    4、进行最后的清理工作  
    五、会后总结  
    展览会的会后总结，是以后展览会的延续，也是成功案例的表现，因此项目经理在结束整个展会后，要求对整个展览会工作及整体情况进行一个整体分析，以便今后工作的合理开展。