如何正确选择展览会备忘录

[中国童装网] 国际性商业展览是代理商接触进口产品最直接的途径,当然也是参展厂商录求代理商,并与潜在客户商谈的绝佳商机.然而参展,尤其是参加国际大展,并非易事,从展前准备、展览期间的应对至展后的后续连击,都与参展的效果息息相关.

    美国展览者杂志指出,参加国际展最好能在一年前即开始准备,并将整年计划划分为四个阶段,依序完成,方能达至预期的理想目标.

    奥兰多及迈阿密展览中心均享有颇高的国际声誉,前者因场地规模大及周边设备完整,吸引了众多国际商展前往该处举行;迈阿密则因被视为进入拉丁美洲市场的门户,故以相当多来自拉丁美洲的卖主.

    以下为多家专业展览后勤服务公司的专业经验,提供厂商参考.

    一、计划时间表

    (一)12个月前

    1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面,综合专家意见,选定全年展览计划;

    2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料;

    3、选定场地;(一般而言,首次参加国际大展,较难取得最佳位置);

    4、了解付款形式,考虑汇率波动,决定财务计划;

    (二)9个月前

    1、设计展览结构;

    2、取得展览管理公司的设计批准;

    3、选择并准备参展产品;

    4、与国外潜在客户及目前顾客联络;

    5、制作展览宣传册;

    (三)6个月前

    1、以广告或邮件等进行推广活动;

    2、确定旅行计划;

    3、支付展览场地及其他服务所须预先付款;

    4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等、并准备必要和翻译;

    5、安排展览期间翻译员;

    6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销;

    (四)3个月前

    1、继续追踪产品推广活动;

    2、最后确定参展样品,并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品,帖上公司标签,赠送索取样品的客商;

    3、将展位结构设计做最后的决定;

    4、计划访客回应处理程序;

    5、训练参展员工;

    6、排定展览期间的约谈;

    7、安排展览现场或场外的招待会;

    8、购买外汇;

    (五)四天前

    1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放人公事包;

    2、搭乘飞机至目的地;

    (六)三天前

    1、抵达,饭店登记;

    2、视查展览厅及场地;

    3、咨询运输商,确定所有运送物品的抵达;

    4、指示运输承包商将物品运送至会场;

    5、连络所有现场服务承包商,确定一般准备就绪;

    6、与展览组织代表连络,告知通讯方法;

    7、访问当地顾客;

    (七)两天前

    1、确定所有物品运送完成;

    2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能;

    3、布置展位;

    4、将所有活动节目做最后的决定;

    (八)一天前

    1、将摊位架构、设备及用品做最的检查;

    2、将促销用品发送直接分配中心;

    3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报;

    (九)展览期间

    1、尽早到会场;

    2、於展览第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅;

    3、实地观察后尽早预约明年场地;

    4、详细记录每一个到访客户的情况及要求,不要凭事后记忆;

    5、对于没有把握的产品需求,不要当场允诺,及时回报总部作出合理答复,一旦应承,必须按质按期完成,以取得客户合作信心;

    6、每日与员工进行简报;

    7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司,以便即时处理及回应;

    (十)展览结束

    1、监督摊位拆除