四步掌握美国参展流程

[中国童装网] 美国的展览会之多令人眼花缭乱，展品包罗万象。展览会有地区性的，全国性的，和国际性的。如每年在曼哈顿的国际玩具展和芝加哥的五金展和电子消费品展，都是相当有影响力的，也是以往中国企业参加最多的展览会。参加这种国际性商展的参展商大多是生产厂家，相关设备及原材料供应商和大型出口商，买方，即大多数观展者，来自于大的批发商，进口商，零售连锁商和有关采购机构。鉴于参展费用大，双方都会有充足的准备，而且在这种展览会上拿到的定单，多半是要尽早交货的，因此供货商要有充足的货源或准备能力。全国性的展览会一般是跟行业具体挂钩的。全美共有280多个有规模的行业协会。每年他们都在固定的时间和地点有规律的举办全国或地域性的展览会。这种展览会召集与本行业直接相关的买卖双方参展，因此有号召力并且实用。其他地域性展览和零售展览规模较小，并不值得中国参展商跨海而来。 

    选定和选对展览会对于中国厂家来说很重要，关键在于对展览会组织者的了解和展会性质的了解。主办者的业务历史和能力在很大程度上决定着展览会的成功与否，如参展人数的多寡，展馆地点的选定，与展馆拥有者的合作等都直接影响中国参展者的利益。由于美国各个行业都存在激烈的竞争，一般来说，存在了三年以上的展览主办者就算是成熟的业者了。主办者的声誉可向同行或其他咨询组织打听出来。

    参展第二步：展前准备和计划

    首先参展目的要明确，要知道这是个什么样的展览会，去销售高价产品还是低价产品？，是去推销新产品还是关注现有库存？要预先考虑如何吸引参观者，如何应付场内活动竞争，如何应付同类产品竞争，如何应付顾客杀价等。其中有几点更是中国参展商出国前应计划的：1〕如何突出展台形象，使其在整个展馆中有吸引力。即从远距离就抓住参观者的视线，引起他们的兴趣又突出了企业的标识。能令参观者驻足的展台大多具备摆设突出，有条理，有动态展示的特点。

    2〕预先确定重点突出哪种产品，或重点测试哪种产品。如何使它醒目，以达到促销和测试的目的。

    3〕样品和小礼品准备。如果他们需要提前邮寄或运输到场馆，就要算好时间。

    4〕详细产品目录，包括图片，规格，技术指标，质量认证等具体信息。公司简介对于中国公司来说更是必不可少。避免一些大而空的话，用实际数据和时间量有力地显示出公司的发展历史和产品优势，及与海外打交道的经验。另外还要准备一些简单但信息明确的主打产品的小宣传单，并要易于发放。一些可用于装饰性的有意义的大照片或像框也是很好的宣传武器。

    5〕编制预算表，价格表，定单表，咨询登记表等。

    6〕制定销售规则，如最低采购量，价格浮动和幅度，付款条件等。

    7〕向已有客户发出邀请，告诉他们你的摊位号，欢迎他们前来会面。

    8〕确定是否举行现场促销活动，及其必要的主持人，产品介绍内容，哪种荧屏展示，其他相关用品如座椅的放置，小赠品赠送等都是细节之内的考虑。

    参展第三步：会场布置

    展台和会场的布置以公司的实力和想要达到的影响力而定。一般包括美工式设计和基本式设计。基本式就是常见的长方形半开放展览场地，多为10X10，10X8或8X8尺。这种场地的布置可采用柜台式布展，展品和材料都放置长条桌上，公司参展人员站立其后，观众有如阅兵一样从一个方向流动向另一个方向时有可能停步观看。这种布置是国内经常采用的，费用小，但公司工作人员处于被动地位，仅仅为让顾客停步而做的工作就重一些。基本式场地还可以布置成U型的半开放展示，展品和宣传材料放在中央小桌或更靠里的位置，引参观者“深入”展览场地。这种布置可能也会流失一部分参观者，但公司人员能有更大的工作余地。美工式展览场地一般是全开放式，参观者可从各个角度接近展品，宣传海报，屏幕和其他设施，甚至自取礼品。美工场地的布置费用当然高，但效果更佳。与参观者没有距离感，人流也不固定，公司宣传人员“把妆几各主要路径，分别向不同方向而来的参观者介绍产品，最大化了客户接触量。并且可以安排即时的促销和产品介绍活动。

    国际上通行九种展场布置， Flow-through and look, Display Center, Display Demo, Demonstration Center, Mini-conference and Private conference, The Collector, Random Access, and Store Counter.这些不同的场地设计方式多围绕着“交通”路径能否顺畅，宣传材料容易取得与否，展品易接近与否，一个还是几个产品为重点等理念和诉求为主而产生的。

    总之，在报名参展的同时，就应向主办者表明自己想占用的展台面积和位置。美国的展览会场地或展览馆大多面积大而上下两三层楼，易于使人疲劳和迷失方向，有的展览一天看不完，因此，靠近出口的位置总是不能被参观者“遗漏”的。其他展示布置的细节如灯具，投射式和散光式，不论是那种设计，灯光都起着画龙点睛的作用。再有，几乎每个美国公司展台都会摆上糖果，任人自龋其亲近感和轻松解乏的功效自然显现。在美国，无论公司或个人，有效沟通被极为重视，这样，中国公司自然可以“不远万里”带来有特色的中国糖果和糖果器皿，事情虽小，情商的功效更胜于智商的功效。

    参展第四步：规划现场活动

    为了最好的利用两三天的展览时间，场地管理和活动规划相当重要。很多人因为展览的前期准备工作就略感疲惫了，一旦开场锣想起，就认为“没事了”，“安心了”，“让观众自己看好了”。这种想法恰恰是误区。现场活动是促销产品和树立企业形象的最佳时机。如何吸引客人驻足，如何最佳发放小礼品，如何找出潜在的客户，如何安排现场产品介绍的时段等等，都是需要仔细考虑的问题。在一些规模大的展览中，有实力的厂家都要举行现场活动，有的甚至把新产品介绍和抽奖活动安排在一起，与同场的竞争对手比高低。主持人调控观众情绪的能力也很重要，如果仅仅是一个呆板的技术人员做产品说明，在这种场合下，恐怕听众会跑光的。

    最后，参展完结篇所要作的工作包括销售统计和客户资料整理，可当天或全部展览后总结；以及净利的计算，展览经验总结等都是必不可少的。

    由于中国厂家参加国际活动的经验相对少一些，就更应该提前做好准备。一般应预备六个月到一年的时间做全盘的规划。参展预算，需准备的资料表格和美国主要行业的商展种类可参考如下附录。